ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
Abstract: Arsip Manual di Dinas Kehutanan Prov. JABAR dan Arsip Elektronik di Institut Teknologi Bandung.
Dalam pengelolaan arsip. Arsip Harus Dikelola informasi yang terekam dapat menggunakan beragam media simpan seperti manual, grafis, elektronik dan audio.
Kata yang terucap pertama kali ketika kami sebagai penulis menyelesaikan makalah ini adalah Alhamdulillah, segala puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, nikmat, dan Hidayah-Nya kepada kami, sehingga kami mampu menyelesaikan makalah yang berjudul “Arsip Manual dan Arsip Elektronis”. Penulisan makalah ini tentu memiliki tujuan, yaitu memenuhi tugas mata kuliah, dimana tugas yang diberikan tersebut sebagai wahana untuk membimbing mahasiswa memiliki kemampuan untuk menyusun makalah sebagai salah satu tugas kelompok mahasiswa. Di dalam penulisan makalah tersebut kami mendapat banyak bantuan baik dari segi moril, materil, dan spiritual dari berbagai pihak, untuk itulah kami mengucapkan terimakasih kepada: Kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan untuk penyempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini menjadi hal yang bermanfaat bagi para pembaca khususnya teman-teman mahasiswa dan semoga juga dapat dijadikan sebagai referensi untuk menunjang proses belajar-mengajar. Jakarta, Juni 2013 Penulis 2.1 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Kearsipan. 12 2.2 Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik. 13 2.3 Manajemen Arsip Elektronis. 16 2.4 Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik. 18 2.5 Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik. 19 2.6 Penyusutan Arsip Elektronik. 19 2.7 Implementasi Arsip Elektronis. 19 2.8 Retensi Arsip Elektronis. 22 2.9 Problema Legalitas Arsip Elektronik. 24 Pengertian Arsip Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti permulaan, menjadi “Ta Archia”, selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti gedung pemerintahan, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal.2) Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No.43/2009) Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”(The Liang Gie, 2000:45) Arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai Dokumen pada pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18) Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives Administration (Oxford 1922), Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administrative dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membenetuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah. Jadi, dapat disimpulkan bahwa Arsip adalah sekumpulan dokumen yang diciptakan, digunakan, dipelihara, dan dijaga keberadaannya sebagai bukti bahwa aktivitas atau kegiatan telah dilakukan sebelumnya. 1.1 Siklus Hidup Arsip Manual Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian organisasi besar masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola, berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya masih banyak dilakukan. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan dibahas pada era digital saat ini. Quible (2001) memberi gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan, dan/atau pemusnahan, sebagai berikut : a) 100% dokumen dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang. b) 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif c) 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif d) 35% dokumen tidak berguna dan dimusnahkan lagi 25% dokumen sebuah organisasi selama periode waktu tertentu dapat diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang digunakan oleh organisasi untuk mengambil keputusan operasional sehari–hari. Hal tersebut membutuhkan pengelolaan yang berbeda dengan dokumen inaktif yang relatif jarang digunakan oleh organisasi. Berdasarkan hal tersebut dibutuhkan ruangan, peralatan, sistem pengarsipan, maupun pegawai yang dapat mengelolanya sehingga dapat menunjang terjadinya proses retrieval (penemuan kembali) sebuah dokumen secara cepat dan tepat. Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip (life cycle model) Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaanya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang. II Pemanfaatan. Tahap kedua merupakan tahapan implementasi dari aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya. III Penyimpanan Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. Bagi dokumen aktif dengan frekuensi penggunaan lebih dari 12 kali dalam setahun, perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, yang meliputi bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing maupun tenaga penyimpan menjadi efisien. Mengenai tenaga mengelola dokumen patut dipertimbangkan penggunaan IV Retrieval Tahap menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu. Proses ini lebih mudah diilustrasikan dengan sistem retrieval yang lazim digunakan pada perpustakaan umum. Pengklasifikasian beserta lokasi yang tepat telah ditunjukkan dalam kartu indeks. V Disposisi Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain: · Mencegah duplikasi · Layanan yang lebih baik · Adanya keseragaman · Menghemat waktu · Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor · Jasa kepada bagian lain · Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu · Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manager dokumen · Pelayanan dokumen dibawah satu atap Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain: · Kesulitan fisik · Kebocoran informasi · Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan · Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen · Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan. 2. Sistem Desentralisasi Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain: ü Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan disisi lain pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya. ü Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan. ü Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien. ü Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah astu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi ( berupa tenaga arsip yang terlatih dan profesional ) tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi. ü Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan. ü Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. Bagian keuangan yang menggunakan kertas berukuran kuitansi akan menggunakan sistem penyimpanan dokumen yang sesuai dengan dimensi kuiotansi, sementara departemen produksi akan menyesuaikan dengan ukuran bill of materials yang mereka gunakan. ü Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebat diberbagai tempat. 3. Sistem Kombinasi Pada sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di puncak manager dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem kontrol dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya. Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut : Ø Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam Ø Menekan seminimun mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang Ø Menekan duplikasi dokumen Ø Memungkinkan mengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik. Ø Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan Disisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut: § Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud § Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum dan tidak ada § Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat meminimalisir apabila pengelolannya dilakukan secara cermat dan tepat Merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Karena, semakin banyak orang yang menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan akan memerlukan tempat penyimpanan yang leluasa untuk mengaksesnya. 1.2.3 Faktor yang perlu dipertimbangkan Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyimpanan dokumen dikantor, antara lain (Basuki, 2003): Peralatan simpan semacam folder harus setara pemanfaatannya dengan peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang. 2. Efisiensi, Efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen sangat penting. Pemilihan folder dan penggunaan tanda warna yang tepat dapat memudahkan organisasi untuk menyimpan dan mencari dokumen yang dibutuhkan sesuai tempatnya. 3. Kualitas, Kualitas ATK ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatannya. 4. Ekonomis Meminimumkan biaya merupakan salah satu factor utama dalam mempertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai organisasi. Pemilihan kualitas alat simpan yang baik akan lebih berorientasi jangka panjang sehingga tujuan ekonomis akan tercapai oleh organisasi. 1.2.4 Peralatan Penyimpanan Dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis peralatan penyimpanan manual menyediakan. Ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari: Sumber: Basuki, 2003; Kennedy dan Schauder, 1998 *Dengan asumsi berat berkas kertas per kg per 2.5 filing **Bobot per cm pemberkasan dalam kilogram ditentukan dengan menggunakan rumus bobot perangkat keras (dalam kg\\ = bobot per cm pemberkasan kapasitas (cm)) Bobot Produktif dapat ditentukan dengan menggunakan rumus berikut ini: 1.4 Pemusnahan Arsip Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi sudah tidak diperukan lagi atau habis masa kadarluarsanya (Charman, 1998). Kegiatan ini dapat dilakukan oleh organisasi pemilik dokumen inaktif maupun pihak lain yang ditunjuk. Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu : Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. 2. Pembakaran. Metode ini sangat populer pada masa lalu karna dianggap paling aman. Saat ini metode pembakaran kurang populer karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan. 3. Pemusnahan kimiawi. Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. 4. Pembuburan. v Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan, bila jenisnya beragam, dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan ke semuanya dengan cara yang paling efesien dan efektif v Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan v Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan pemusnahan dokumen inaktif v Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang dapat di perbandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri v Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan apabila bukan merupakan dokumen rahasia. 1.4.1 Berita Acara Pemusnahan Berita acara tersebut memuat deskripsi dokumen inaktif yang dimusnahkan, tempat dan tanggal pemusnahan, serta metode pemusnahan. Yang digunakan surat perintah pemusnahan biasanya disertakan dalam berita acara. Bahkan untuk beberapa instansi tertentu maupun perusahaan swasta akan membuat daftar dokumen inaktif yang telah dimusnahkan sebagai catatan permanen yang dapat digunakan apabila ada tuntutan hukum, sedangkan dokumen yang dimaksud telah dimusnahkan. Contoh berita acara pemusnahan arsip : 1.4.2 Pemindahan ke Depo Arsip Dokumen inaktif yang tidak dimusnahkan akan diserahkan ke depo arsip dan namanya berubah menjadi arsip statis. Sebelum dipindahkan, dokumen terebut harus dicatat dulu pada daftar dokumen inaktif yang dipindahkan berdasarkan berkas. Yang dicatat ialah organisasi yang memindahkan, judul berkas, tanggal bulan dan tahunnya, bentuk fisik dokumen, dan volume dalam meter kubik. Seperti biasanya, pemindahan dokumen tersebut dilakukan dengan cara membuat berita acara pemindahan. Berdasarkan kateristik arsip dan waktu pemindahan, secara umum dikenal dengan dua cara pemindahan arsip yaitu: 1. Perpindahan secara continu (prepectual) Arsip dipindahkan ketika arsip tersebut selesai digunakan, dengan waktu pemindahan tidak tentu. 2. Pemindahan Secara Periodik Arsip dipindahkan setelah satu periode ( umumnya 1 tahun). Ada dua cara pemindahan periodic yaitu: a) Pemindahan tunggal (satu periode) yaitu setelah 1 periode berlalu, arsip inaktif dipindahkan ketempat penyimpanan arsip lain, sehingga arsip yang ada pada filling cabinet hannya arsip aktif. b) Pemindahan ganda (dua periode) yaitu setelah satu periode berlalu masih ada arsip-arsip inaktif tetapi lokasi penyimpanannya terpisah dengan arsip aktif. Contoh berita acara penyerahan arsip statis: 2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya. 3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen. 4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya. 5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak Lebih dari 700 lembar . 6. Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.. 7. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN atau internet. 8. Meningkatken keamanan, karena mekanisme control secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas relative sulit mengaksesnya. 3. Kemungkunan rusaknya file setiap saat yanpa adanya indikasi terlebih dahulu; 2.2.2 Manajemen Arsip Berkelanjutan (continuum) Kerangka kerja yang dapat di pakai untuk mengintegrasikan manajemen arsip elektronis yang di tawarkan oleh An (2003), yaitu: Gambar 8.1. Proses integrasi Manajemen Arsip Elektronis Kerangka kerja di atas mempunyai 3 Unsur: v Budaya bersama v Standar bersama v Pembagian informasi v Koordinasi v Kolaborasi 2. Pendekatan terintegrasi, dengan menggambarkan kolaborasi pemikiran dalam menjamin reliabilitas, yang terintegrasi bagi organisasi atau stakeholders. 3 alat yang dapat digunakan mengintegrasi arsip elektronik: v Strategi yang berfokus pada pelanggan v Pemikiran arsip post-modern v Model arsip berkelanjutan 3. Kontrol terintegrasi, terdiri dari: v Kontrol produk (arsip) v Kontrol proses v Kontrol servis 2.2.3 Cheklist Ada 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronis (Compulink Management Centre, 2003) yaitu: § Memiliki Automatic Document Feeder (ADF) yang memungkinkan sejumlah kertas diletakkan pada tray dan secara otomatis masuk ke dalam scanner § Compatible untuk berbagai jenis ukuran kertas § Kecepatan men-scan dokumen Þ Conversion à proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi. Þ Importing à memindahkan data elektronik ke dalam sistem pengarsipan elektronik. Dapat dilakukan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya. Sistem penyimpanan yang digunakan, haruslah mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama. Selain itu, sistem terkomputerisasi dokumen harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia – juga yang akan datang – untuk memberikan kepastian akan penggunaan jangka panjang. Untuk mengurangi resiko tidak dapat dipakainya format dokumen yang telah digunakan, sebaiknya perusahaan menyimpan data atau dokumen tidak hanya dalam satu format, tetapi dalam berbagai format. Lima pilihan media penyimpanan diantaranya: Dokumen yang disimpan di kantor harus dikelola dengan baik agar bermanfaat untuk organisasi dengan melakukan pelabelan, penyortiran, pengindeksan, ditempatkan pada folder, dan dimasukan filing cabinet. Arsip elektronik juga harus dikelola agar informasi mudah dipahami oleh user pada saat ini maupun masa datang. Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis, yaitu: 2.4 Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik Proses data penyimpanan secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh system operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. Media penyimpanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Ini berartibahwa dalam satu media penyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya. Hal yang cukup penting di dalam pengelolaan Arsip elektronik adalah pemberian label nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk,dsb. Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket. 2.5 Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik Informasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baik magnetic maupun optic memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Untuk pemeliharaan fisik, media penyimpanan harus disimpan pada temperature antara 500 sampai 1250F Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, computer bias diakses untuk melihat file yang ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file. 2.6 Penyusutan Arsip Elektronik Media penyimpanan Arsip elektronik untuk jenis-jenis tertentu memiliki daya tahan yang lebih pendek dari retensi Informasi Arsip yang ada didalamnya. Oleh karenanya penetapan penyusutan sebaiknya ditentukan pada sistem desain atau tahap perencanaan dari aplikasi program yang akan diterapkan. 2.7 Implementasi Arsip Elektronis Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasi mengimplementasikan program pengarsipan secara elektronis, antara lain: 1. Mengevaluasi kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan sebelum mengimplementasian manajemen arsip elektronis adalah. v Berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh system, termasuk dokumen yang ada sekarang dan dokumen yang akan ditambahkan pertahun dan pada waktu yang akan dating?proyeksi volume dokumen yang akan dikelola akan menyediakan informasi seberapa besar media menyimpan yang akan digunakan, konfigurasi hardware maupun biaya sistem yang harus disediakan; v Berapa banyak user yang akan menggunakan system? hal ini akan menyediakan informasi tentang biaya software dan spesifikasi server yang dibutuhkan; v Departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakah public dapat mengakses system? Hal ini akan menjelaskan fitur khusus dan level keamanan yang dibutuhkan; v Masalah serius apakah yang harus dipecahkan? Isu apa saja yang harus diperhatikan guna menjadikan system lebih mudah dan sfisien sehingga meningkatkan produktivitas kerja? Hal ini akan memberikan informasi tentang pungsi apa saja yang dapat diklasifikasikan sebagai yang utama dan pilihan dari keberadaan sebuah system sertapakah modifikasi dimungkinkan untuk dilakukan pada masa yang akan dating; v Apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat dimodifikasi sendiri oleh pengguna atau organisasi? Hal ini akan menjelaskan perlu tidaknya keberadaan konsultan, penginstall-an, training, konfigurasi, dan dukungan yang dibutuhkan; v Network jenis apakah yang akan digunakan – NT, NLM, LAN atau yang lainnya- dan apakah akan digunakan selamanya? Hal ini akan menjelaskan hambatan yang akan dialami sebuah netwok, konfigurasi system, dan peng-upgrade-an stasiun kerja 2. Menskala pilot project ke solusi prusahaan. Cara terbaik yang dapat dilakukan sebuah organisasi adalah dengan melakukan pilot project di sebuah unit atau divisi kerja. Biasanya hal ini dimulai pada department kearsipan, namun juga bisa dimulai pada department yang lain dengan melakukan pilot project akan dapat mengoptimalkan system dan prosedur yang akan dibangun dan diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi. 3. Instalasi. Langkah pertama dalam pengimplementasikan adalah inspeksi yang dilakukan oleh vendor softwer maupun konsultan IT guna melihat penempataan, men-setting, dan mengkoneksikan hardwer secara tepat serta mengidentifikasi masalah yang akan dihadapi sehingga jaringan yang akan dibangundapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Setelah konektivitas dilakukan, instalasi software imaging system akan dilakukan pada server dan unit kerja. Hal tersebut untuk memastikan apakah semuanya dapat beroprasi sebagaiman mestinya dengan didampingi oleh personil IT. 4. Training. program platihan harus memperhatikan kepentingan pengguna. Ada 4 hal yang perlu diperhatikan: v End user. Dilakukan dengan mengajari end user (pengguna) dasa-dsar pengguan system sehari-hari pada computer masing-masing. Training yang dibutuhkan tergantung pada familiaritas pengguna dengan program computer yang akan digunakan. System yang user friendly dengan prubahan yang minimal akan menjadikan pengguna lebih cepat bradaptasi; v System administrasi. Untuk memastikan system berjalan dengan lancar, sangat penting untuk melatih beberapa orang secara khusus mengenai bagaimana mengelola system pengarsipan elektronis; v Konsultasi. Hal ini memungkinkan adanya bantuan dalam mengembangkan hal-hal yang bersipat setrategis dalam mentransfer arsip kertas dan meng-indeks-nya ke dalam arsip elektronis. Lama waktu training tergantung pada kompleksitas system yang akan dibangun; v Pengawas implementasi. Hal ini mencakup pengawas terhadap pegawai yang berkaitan dengan arsip elektronis, selain memberikan rasa aman dan nyaman karena mereka didampingi oleh tenaga ahli yang berwenang dalam mengambil keputusan, jika diperlukan. 5. Isu-isu hukum. Karena arsip elektronis sudah banyak digunakn, maka banyak dibuat hukum untuk mengantisipasi penggunanya. Di banyak Negara maju, kantor pemerintah menerima arsip jenis ini dengan syarat brikut: v arsip harus disimpan dalam media atau format yang tidak mungkin rusak, misalnya, CD, DVD maupun WORM; v sistem mempunyai control yang baik untuk menjamin keakuratan, integritas maupun realiabilitas sebuah arsip; v sistem harus menyediakan beberapa jenis audit trail untuk menjaga dan menditeksi pengubahan, perusakan, atau penghapusan sebuah arsip; v transfer arsip yang lengkap dan akurat dapat dilakukan; v mempunyai sistem indeks yang membantu dalam pencarian sebuah arsip; v sistem harus berkemampuan mencetak arsipyang dibutuhkan sebagaimana aslinya; v sistem harus compatible dengan sistem penyimpanan maupun software yang lain; v sistem mempunyai dokumentasi mengenai bagaimana sebuah software bekerja dan melakukan penyettingan. Hal ini tergantung hukum di Indonesia, dan konsultasi hukum mengenai hal tersebut perlu dilakukan sebelum memplementasikan sistem pengarsipan secara elektronis. 6. Support and pemeliharaan. Layak nya menjaga agar mobil dapat berjalan sesuai dengan harapan, sistem ini juga membutuhkan dukungan selama operasi berjalan. Vendor harus menyediakan upgrading software secara legular dan simultan. Beberapa hal yang mempengaruhi dukungan tersebut adalah: v Ukuran dari sistem yang dibeli; v Jumlah sistem yang digunakan; v Misi dari sistem utama yang harus broprasi 24 jam selama 7 hari; v Level pengalaman personil departemen IT terhadap manjemen arsip elektronis; v Akses internet; v Perubahan terhadap jaringan computer maupun infrastruktur yang lain; v Turnover personil, di man pergantian personil akan memerlikan training dan hal lain yang tentunya akan memerlikan tenaga, waktu, dan biaya suatu organisasi. Berikut adalah gambar desain sebuah arsitektur sistem arsip elektronis di sebuah organisasi yang terhubung dengan internet. 2.8 Retensi Arsip Elektronis Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elekteronis (skupsky, 1999,) yaitu: 2.8.1 Retensi dokumen tradisional, Dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu: v Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk menemukan priode ritensi dokumen; v Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin tridentipikasidengan nama yang lain, walaupun isi nya relative sama; v Jadwal retensi harus sering mungkin dimodifikasi ketika organisasi merestrukturisasi organisasinya; v Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola; 2.8.2 Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan, Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir decade 80-an dengan menggunakan hubungan sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut merepresentasikan aktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan, hubungan masyarakat, hukum maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistem penyimpananakan menetapkan tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan perumusan penghitungan lama priode penyimpanan. Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila priode retensi berubah. Ada beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dala metode ini: v Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensi dokumen yang akan menjelaskan syarat yang diperlukan untuk meretensi dokumen; v Sistem ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis dengan modul retensi; v Penghitungan berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan priode retensi dokumen Maupun rumus penghitungan yang terdiri atas; i. Tanggal penciptaan (creation-driven) dengan menghitung retensi berdasarkan tanggal pembuatan dokumen, misalnya 6T (6 tahun); ii. Tanggal kejadian (event-drive) dengan menghitung retensi berdasarkan tanggal terjadinya sebuah pristiwa, missal nya DP (dalam proses) dan SP (suda proses); iii. Tanpa penjelasan (indefinite) dimana dokumen tidak akan dimusnahkan hingga orang yang mempunyai otoritas akan melakukannya, missalnya FERM (dokumen permanen); iv. Maksimum, di mana retensi dokumen dihitung sejak dokumen buat namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum brakhirnya priode retensi, misalnya Max3 (maksimum 3tahun penyimpanan); v Sistem secara dinamis dan otonomis akan menghitung priode retensi apabila ada perubahan prosedur pada buku pedoman; v Sistem diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yang dianggap penting, misalnya akta pendirian prusahaan, sertifikat tanah, dan sebagainya; v Sistem mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekat akan dimusnahkan; v Sistem akan memberi tanda terhadap dokumen yang akan dihancurkan; v Sistem akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yang telah disetujui untuk dimusnahkan, yang akan tergantung pada media yang digunakan untuk menyimpan dokumen; § Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang dapat dihapus, harus menggunakan metode penghapusan yang aman sehingga data tidak dapat di-copy maupun dicari kembali; § Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang tidak dapat dihapus, dapat dilakukan pemusnahan langsung; v Sistem akan mengelola informasi yang berkaitan dengan dokumen yang telah dihancurkan; v Sistem mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dan tidak dapat di-copy kembali; 2.9 Problema Legalitas Arsip Elektronik Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni : 1. Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk arsip-arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannya menggunakan komputer. 2. Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen arsip yang ada dan tercipta di lingkungan
PENGELOLAAN ARSIP. pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi. dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat.
Pengelolaan Arsip dewasa sekarang ini tidak hanya bisa dilakukan secara manual, tetapi juga bisa dilakukan secara elektronik. Seperti aplikasi yang.
Elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau. Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan arsip atau manual arsip, yang terdiri dari: 1)SOP tentang.
- . sehingga kami mampu menyelesaikan makalah yang berjudul “Arsip Manual dan. pengelolaan arsip secara manual masih. pengelolaan Arsip elektronik.
- Meskipun sistem kearsipan manual memudahkan. Dalam pengelolaan arsip elektronik. hasil dari alih media dan arsip elektronik yang.